A Comissão de Avaliação de Documentos da Câmara Municipal de Caxias do Sul se reuniu, na manhã desta segunda-feira (25/06), com o presidente do Legislativo, vereador Alberto Meneguzzi/PSB, para dar início os estudos de viabilidade para a digitalização de documentos da Casa. O grupo é formado por cinco servidores lotados nos setores administrativo, legislativo, de informática, arquivo e protocolo, além do Centro de Memória. O diretor-geral Rodrigo Weber, também participou do encontro.

Instituída pela Resolução de Mesa 618/A, de 21 de novembro de 2012, a Comissão foi reativada neste ano, com a intenção da extinção gradativa do papel, hoje utilizados em larga escala na Câmara. A sistemática segue o modelo que está em fase de implantação no Legislativo de Porto Alegre. No encontro, também foi tratada a necessidade do descarte de documentos que já têm o tempo de guarda expirado.

Além disso será necessária a destruição de fitas VHS, onde foram gravadas as sessões do início da TV Câmara Caxias e que já estão convertidas em DVD e HD. Para isso, está marcada uma nova reunião com a presidente da Codeca, Amarilda Bortolotto, para a próxima segunda-feira, 02 de julho, com a finalidade de estabelecer um convênio. A Secretaria Municipal do Meio Ambiente (Semma) também será convidada.

O grupo tem por função elaborar, revisar e aplicar o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos do Legislativo caxiense. Além disso, deve indicar ações para padronizar a produção documental, de acordo com as técnicas legais e propor políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo institucional.

De acordo com o presidente da Câmara, Alberto Meneguzzi/PSB, a iniciativa tem como objetivo deixar um legado para as próximas administrações, além de contribuir para a questão da sustentabilidade. “O que precisar ser feito vai ser feito. Não é interesse só meu, mas de toda a Legislatura. A intenção é dar continuidade nos próximos dois anos e reduzir os custos da Casa”, salienta.